ウェビナー開催を成功させる5つの準備｜初開催でも失敗しないチェックリスト

初めてウェビナーを開催する際は、機材やツール、集客方法など準備項目が多く、どこから手を付けてよいか迷う方も多いのではないでしょうか。

本記事では、ウェビナーを成功させるために欠かせない5つの準備ステップをわかりやすく解説します。

社内セミナーからリード獲得型ウェビナーまで共通して使える内容ですので、ぜひご一読ください。

ウェビナー開催前に行うべき準備とは？

ウェビナー開催にあたっては、次のような準備を行う必要があります。

1：申込ページの作成

ウェビナー開催に向けて、まずは自社のウェブサイト上にウェビナーの申し込みページを開設しましょう。

ウェビナーの申込ページには、下記のような内容を明確に記載します。

●ウェビナー開催にあたって申込ページに記載すべきこと

• テーマ・概要
• 開催日時・登壇者情報
• 定員・参加方法
• 注意事項
• 申込フォーム

特に、フォーム項目は最小限にすることがポイントです。入力項目が多いと途中離脱が増えるため、名前・会社名・メールアドレス程度に絞ると良いでしょう。

また、最近では「申込後にGoogleカレンダーやOutlook予定に自動登録できるボタン」を設置する企業も増えています。参加率を上げるためにも、こうしたUX改善も取り入れましょう。

2：集客施策の実行

目標とする参加者数を集めるには、集客設計が欠かせません。集客施策は目的によって次のように分けて考えると効果的です。

新規リードの獲得を目的とする場合

LinkedIn広告やX（旧Twitter）広告で、業種・職種をセグメントして配信

BtoB向けウェビナーでは、LinkedInの職種・業種指定配信が特に有効です。ターゲットが明確なため、商談化につながるリードを獲得しやすくなります。

プレスリリース（PR TIMES、ValuePress など）での告知

ウェビナー開催情報をニュース形式で発信でき、検索経由や提携メディア経由での認知拡大が期待できます。

自社ブログやメルマガでの開催案内

過去の閲覧履歴やテーマ別記事から誘導すると、既存見込み客の関心に沿った訴求ができます。

既存リードの育成を目的とする場合

自社メール配信（ツールによる一斉配信）

既存顧客や過去参加者に向けて、関心度に応じたウェビナーを案内。継続的な接点づくりに有効です。

インサイドセールスからの電話・メールフォロー

個別連絡は見込み客の参加意欲を高め、参加率の底上げにつながります。

3：申込者フォロー

申込者には、当日のアクセス情報やリマインドを適切なタイミングで届けることが大切です。

特に、初めて参加するユーザーは「当日どのリンクから入るのか」「事前準備は必要か」といった不安を感じやすいため、案内の明確さが信頼度を左右します。

そこで、以下の流れを標準化しておくと、運営時の抜け漏れを防げます。

4：当日使用するツールや機器のテスト

ウェビナー当日は、ツールや機材のトラブルが発生すると印象が大きく下がります。

特に音声や映像の乱れは、参加者の離脱率に直結します。前日までに次のポイントをチェックしておきましょう。

通信速度を計測し、上り・下り10Mbps以上を確保

Googleの「インターネット速度テスト」などで簡単に確認できます。

マイク・スピーカー・カメラの動作確認

音声の遅延やハウリングがないかを複数人でテストします。

照明環境（逆光防止・顔の明るさ）

自然光が入らない場合は、リングライトを活用すると印象が安定します。

スライドの表示・画面共有テスト

フォントの崩れや比率（16:9）のズレがないかを確認します。

録画設定・バックアップデータの確認

クラウド保存先の容量や録画開始タイミングも事前チェックしておくと安心です。

5：ウェビナースライドの作成

ウェビナーでは、参加者の集中力を維持する工夫が欠かせません。オフラインと違い「ながら視聴」が多いため、スライド構成と話のテンポが成果を左右します。

効果的なスライド作成のポイント

スライド1枚あたりの滞在時間は1分以内を目安に

テンポよく画面が切り替わることで、視聴者の注意を維持しやすくなります。

グラフや写真を多用し、文字情報を最小限に

視覚的に理解できる構成を意識しましょう。

チャット質問やアンケート投票を挟むなど双方向性を意識

リアルタイムの反応を促すことで、参加者の「聞く姿勢」が持続します。

スライドサイズは16:9（横長）で統一

画面共有時に余白が出ず、視聴者にストレスを与えません。

また、事前に台本を作成し、進行や切り替えタイミングを明確にしておくとスムーズに運営できます。

登壇者が複数いる場合は、リハーサルでスライド操作の担当を決めておくこともトラブル防止につながります。

ウェビナー配信後のナーチャリングをご支援！

ここまで、ウェビナー開催を成功させる5つの準備について解説してきました。しかし、ウェビナーは「開催して終わり」ではありません。開催後のアプローチ設計こそが商談獲得、受注につなげる分岐点になります。

多くの企業の中では「当日使用したプレゼン資料」をそのままダウンロード資料として活用していますが、この手法には「ウェビナーに参加していない決裁者への訴求力が弱い」という課題もあります。

こうした課題を解消するためには、ウェビナーの内容をまとめ、説明や補足がなくとも完結するようなホワイトペーパーをダウンロード資料として設置することが有効です。

リードレはBtoB専門のコンテンツマーケティング会社としてこれまでに数多くの企業様のリード・ジェネレーションとリード・ナーチャリングをご支援してきました。

ウェビナーマーケティングの実践をお考えの方は、ぜひリードレまでお問い合わせください。