「今度初めてウェビナーを開催するけれど、うまくいくかどうか不安…」
「ウェビナー開催前には、どんな準備が必要？」

このような方に向けて、本コラムではウェビナーの開催を成功させるために絶対に行うべき5つの準備を解説していきます。

ウェビナー開催前に行うべき準備とは？

ウェビナー開催にあたっては、次のような準備を行う必要があります。

1：申込ページの作成

ウェビナー開催に向けて、まずは自社のウェブサイト上にウェビナーの申込ページを開設しましょう。
ウェビナーの申込ページには、概ね下記のような内容を掲載するのが一般的です。

●ウェビナー開催にあたって申込ページに記載すべきこと

• テーマ
• 概要
• 開催日時
• 定員
• 注意事項
• 申込フォーム

※参考ページ

なお、こちらのコラムで詳しく解説しているように申込ページの作成では申込フォームの項目数を最小限にすることが非常に重要です。

2：集客施策の実行

ウェビナー開催では、集客も重要な事前準備のひとつです。
目標とする人数を集めるために、次のような集客施策を実行しましょう。

新規リードの獲得を目的とする場合

その1：ウェブ広告を出稿する

• リスティング広告、リターゲティング広告、SNS広告などのウェブ広告を出稿
• 特に、ウェビナー集客では所属している企業の業種や役職といった属性情報に応じてターゲットをセグメントして配信できるFacebook広告が有効
• ウェビナーの企画とターゲットが練りこまれている場合には費用対効果高く集客できる

その2：プレスリリースを配信する

• PR TIMESやvaluepress、@Pressといったプレスリリース系のメディアでウェビナー告知のプレスリリースを配信
• 提携メディアにも掲載してもらえる可能性があるので、自社サイトだけで発信をするよりも広範囲に周知することが可能

その3：ウェビナーポータルサイトで告知する

• ウェビナーポータルサイトは、「今後開催されるウェビナーの情報」「過去に開催されたウェビナーの録画映像（アーカイブ配信）」などを掲載しているサイトのこと
• サイト内でのウェビナー情報掲載や、サイト側が抱えている会員へのメルマガ配信を通じて集客することが可能

既存リードの育成を目的とする場合

その1：メルマガを配信する

• メール配信ツールやマーケティングオートメーションツールで、多数の既存リードに対してウェビナー告知のメルマガを一斉配信
• BtoBでの既存リード向けのメルマガのコンバージョン率は2〜3%程度と言われているものの、すでに多くの企業がウェビナー告知のメルマガを配信しているので、コンバージョン率が低下している可能性も

その2：インサイドセールスを行う

• インサイドセールスとは、電話を中心とした内勤での営業活動のこと
• 「あらかじめインサイドセールスが架電をした上で、告知メールを配信する」といった形でメルマガ配信とセットで実行するのもアリ

ウェビナー開催にあたっての集客については、下記のコラムで詳しく解説しています。
ぜひご一読ください。
ウェビナー（Webinar）集客の代表的な方法、成功へのポイント【2024年最新】

3：申込者フォロー

ウェビナーは、ウェビナーツールを使用して開催します。
ウェビナーツールの多くは、参加者側は主催者が発行したURLとパスワードを使ってウェブブラウザからウェビナー会場に入室することができます。
そのため、事前に申込者にはウェビナーツールやメール配信ツールからウェビナー当日に利用するURLやパスワードを通知する必要があります。

なお、ウェビナーツール上から通知メールを送る場合には注意が必要です。
申込者側がこれまでに通知を受け取ったことがないメールドメインからの配信となるため、迷惑メールフォルダに振り分けられたり、フィルタリングによって除外されてしまったりしてしまい、申込者に閲覧してもらえない可能性があるためです。
そのためウェビナーツールから通知メールを送る場合には、事前に申込者に対して送信元のメールアドレスなどを知らせておく必要があります。

●申込者フォローの流れ

1. 申込完了後にサンクスメールを送信
2. ウェビナーツールやメール配信ツールから当日使用するURLやパスワードを通知
3. ウェビナー開催の前日や当日にリマインドメールを送信

4：当日使用するツールや機器のテスト

ウェビナーは、インターネット環境を通じてウェビナーツールやウェブ会議ツールを用いて実施します。
そのため、当日使用する次のようなツールや機器を事前にテストしておく必要があります。

●ウェビナー開催にあたってのツール・機器の主なチェック項目

• インターネット回線の速度が適切であること
• 当日使用するパソコンの設定や操作を熟知していること
• 当日利用するウェビナーツールの設定や操作を熟知していること
• ウェビナーツール上で、当日使用するマイクやスピーカー・イヤフォンを設定してあること
• スピーカーやマイクの音声品質が適切であること
• デスクや椅子、照明機材などが逆光にならないように配置されていること

なお、代表的なウェビナーツールについてはこちらのコラムで詳しく解説しています。
ぜひご一読ください。
【2024年最新】今選ぶべきウェビナーツール（システム）10選

5：ウェビナースライドの作成

ウェビナーは、PowerPointやGoogleスライドで作成したスライドを画面共有で表示しながら進めるのが一般的です。
そのため、ウェビナー開催にあたっては当日使用するスライドを作成する必要があります。

その際に注意しなければならないのが、従来型のオフラインでのセミナーと比べて、ウェビナーの場合には参加者の集中力を維持することが非常に難しいという点です。
こちらのコラムでも解説しているように、ウェビナーの参加者は”ながら見”のケースが非常に多いからです。

参加者の集中力を維持するための簡単な工夫としては、動きを多くすること。
ウェビナースライドの作成に関していえば、従来型のセミナーよりも、頻繁にスライドを変えたり、アニメーションをつけたりすることです。
同じスライドのままでダラダラと話をされるよりも、スライド遷移やアニメーションで動きがあった方が集中が途切れづらいことはご想像いただけるでしょう。

ウェビナー配信後のナーチャリングをご支援！

今回ご紹介した準備を行うことで、スムーズにウェビナーを開催することができます。

そして、下記のコラムで詳しく解説しているようにウェビナーの開催にあたっては特に集客が重要になります。
ウェビナー集客（Webinar）の代表的な方法、成功のポイント【2024年最新】

また、ウェビナー開催後は参加者（見込み客）へのアプローチを継続して商談獲得、受注につなげていくことが重要です。こうした取り組みには、ホワイトペーパーを中心としたコンテンツが欠かせません。
例えば、ウェビナー開催後には、参加者にメールで資料ダウンロードを促すことが有効です。一方で、ウェビナーを開催している企業の中には「当日使用したプレゼン資料」をそのままダウンロード資料として活用しているケースが少なくありません。
プレゼン資料は、説明する内容を視覚的に補足するために作られていることがほとんどです。そのため、参加した担当者が後から内容を振り返ることはできても、参加していなかった方がプレゼン資料から当日の内容を十分に理解することは難しいでしょう。このことから、決裁者がウェビナーに不参加の場合、プレゼン資料によって自社の特長やメリットをアピールする機会を失っている可能性があります。
こうした課題を解消するためには、ウェビナーの内容をまとめ、説明や補足がなくとも完結するようなホワイトペーパーをダウンロード資料として設置することが有効です。

リードレはBtoB専門のコンテンツマーケティング会社としてこれまでに数多くの企業様のリード・ジェネレーションとリード・ナーチャリングをご支援してきました。
その中には、Chatwork様やSATORI様といったマーケティング先進企業が多数含まれています。

ウェビナーマーケティングの実践をお考えの方は、ぜひリードレまでお問い合わせください。